Arbetet har utförts på uppdrag av Gruvöns Bruk i Grums. Företaget har efter en utförd underhållsutvärdering valt att fokusera sitt förbättringsarbete på underhållsystemet och dess användande för ständiga förbättringar. I uppdraget ingick att göra en nulägesanalys av hur företaget arbetar idag och föreslå förbättringar. Grundtanken med ständiga förbättringar är att det alltid går att förbättra allt i små steg. Arbetet med ständiga förbättringar innebär att verksamheten skall genomsyras av ett arbetssätt enligt förbättringshjulet ”Planera–Gör-Studera-Lär”. Ett datoriserat underhållssystem är ett effektivt hjälpmedel för att stödja målet med underhållsverksamheten. På ett företag av Gruvöns storlek med 340000 UH timmar (2001) är ett datoriserat underhållssystem att anse som absolut nödvändigt. Undersökningen visar att företaget idag inte systematiskt använder underhållssystemet som verktyg i förbättringsarbetet. De föreslagna förbättringsåtgärderna bör bearbetas snarast då de gäller oavsett vilket datoriserat underhållsystem som används. Företagets nuvarande underhållssystem uppfyller inte de krav man bör ställa på ett modernt underhållssystem och ett byte är nödvändigt. Underhållssystemet IS2000 används huvudsakligen för hantering av arbetsorder och förrådshantering. Användningen av nuvarande system kan dock förbättras, främst vid erfarenhetsregistrering och analys av inmatade uppgifter. Det är av största vikt att snabbt öka kvalitén på erfarenhetsregistreringen för att inte förlora värdefull information för framtida analyser i ett nytt system. Upprättande av och utbildning i gemensamma regler, rutiner, definitioner och handhavande av systemet krävs. Inmatade uppgifter skall analyseras och utgöra grund för förbättringar. Systematiskt arbete med ständiga förbättringar kräver att man har någon form av mätetal för att beskriva ett nuläge. Tillgänglighet som används i dag är alltför övergripande och långsamt för att mäta effekterna av förändringar inom underhållet. Avdelningen Teknik behöver ta fram nya nyckeltal som är lätta att mäta och snabbare visar förändringar av underhållseffektiviteten. Utifrån ett nuläge sätts mätbara mål som sedan följs upp för att utvärdera måluppfyllelse. För att utveckla arbetet med ständiga förbättringar bör Gruvöns bruk införa förbättringsgrupper. Gruppernas arbete kan utgå från och analyseras med hjälp av underhållssystemet. Införandet av förbättringsgrupper bör ske på en pilotavdelning för att sedan implementeras i hela underhållet. Delaktigheten i förbättringsarbetet kan ökas genom att mål, måluppfyllelse, pågående förbättringsprojekt visualiseras via intranät och anslagstavlor. Förbättringsarbete bygger på medarbetarnas engagemang. För att arbetet skall leda till goda resultat krävs organisation som stödjer arbetssättet. Ett datoriserat underhållssystem är endast ett hjälpmedel att använda tillsammans med medarbetarnas kompetens.