Expo Hagfors has earlier been a local government tourist information. At turn of the year 2004/2005 the business is changing to a cooperative who will own a corporation which is going to run the tourism business who offers conferences. Between January and November 2004 Expo Hagfors had 85 conferences. The problem for Expo Hagfors is that most conferences have been conferences during one day. Conferences that last for several days create higher revenues than one day conferences through provision on more services like hotel nights, activities and extra sales. Our problem was to find out what Expo Hagfors can do to increase the number of conferences that stretches over more than one day. This was done through studies of scientific theories in the subject and interviews with conference costumers and competitors. We found that companies now have fewer conferences outside their own buildings. They use conference establishments when they have conferences for more than one day, for one day conferences they stay in their own building. The competition in the conference business should have increased and that is why it is even more important to create sustainable competitive advantages. To create quality for the costumer Expo Hagfors should create a good overall impression through good service and a kind treatment. To offer good food is also an important element for the over all impression. It has shown that the food is something that the conference participants remember. To improve it is also important that the conference room is suited for more persons than the participants so that they can have lots of space. The conference rooms should also contain some basic equipment. It has also shown that the costumer appreciate when they get something that they do not expect. The most important thing is to give the customer everything that you have promised. Or else the credibility and reputation is damaged. Reputation and recommendations is the most important source of information for the person who gives proposals and make decisions about conferences. These persons are often the secretary, boss, management or the market department. Other ways to reach these people is through direct marketing and invitations. Many companies also use activity companies and sites on the Internet to book their conferences. This is why it is important for Expo Hagfors to join these. The factors that influences the decision maker is above all price and the distance to the destination. Price should be similar to the other establishments and the distance should not be more than ten Swedish miles from the customers. It is also important that the distances at the destination are short. Hotel, food and conference rooms should be in the same building. To create sustainable competitive advantages Expo Hagfors should differentiate them selves through different activities and good conference rooms. Thorough variation in the offer and agreements with costumers should Expo Hagfors be able to make the costumers come back. Activities that was shown to be popular was above all physical group activities that include competition and teamwork. It is also important that Expo Hagfors reaches customers outside the town, because these customers need to stay over night.

Expo Hagfors har tidigare varit en kommunal turistinformation. Vid årsskiftet 2004/2005 övergår verksamheten till en ekonomisk förening som kommer att äga ett aktiebolag. Aktiebolaget kommer att bedriva en turistverksamhet vilken erbjuder konferenser som en del i sitt utbud. Mellan januari och november 2004 har Expo Hagfors haft 85 konferenser. Problemet för Expo Hagfors är att dessa till stor del varit endagskonferenser. Flerdagskonferenser skapar högre intäkter än endagskonferenser genom provision på fler tjänster som hotellnätter, aktiviteter och merförsäljning. Vårt grundproblem var att ta reda på vad Expo Hagfors kan göra för att öka antalet flerdagskonferenser. Detta gjordes genom studier av vetenskapliga teorier inom området och intervjuer med konferenskunder och konkurrenter. Vi fann att företag konfererar allt mindre utanför företagets egna lokaler. Det är främst vid flerdagskonferenser som företag utnyttjar konferensanläggningar, vid kortare konferenser använder de sig av sina egna lokaler. Konkurrensen inom konferensbranschen borde alltså ha ökat och det är därför ännu viktigare att skapa hållbara konkurrensfördelar. Undersökningen visade att för att skapa kvalité för kunderna bör Expo Hagfors satsa på att skapa ett bra helhetsintryck genom att ge bra service och ha ett trevligt bemötande. Att erbjuda bra mat är också ett viktigt inslag för helhetsintrycket. Det har visat sig att maten är något som konferensdeltagarna lägger på minnet. För att förbättra kvalitén är det också betydelsefullt att konferenslokalen är anpassad för fler personer än deltagarna för att de ska få gott om utrymme. Lokalerna bör också innehålla viss grundläggande utrustning. Det har även visat sig att kunderna uppskattar när de får något som de inte förväntat sig. Men det allra viktigaste är att hålla vad som lovats, det vill säga att leverera det som erbjudits. Annars skadas trovärdigheten och därmed ryktet. Enligt undersökningen är rykte och rekommendationer den viktigaste informationskällan för den person som utarbetar förslag eller tar beslut om konferenser. Dessa personer är ofta sekreterare, chefer, ledning och marknadsavdelningar. Andra sätt att nå dessa personer är genom direktreklam och inbjudningar. Många företag använder också aktivitetsbolag och bokningssidor på Internet vid bokning av konferenser. Det är därför viktigt att Expo Hagfors ansluter sig till dessa. Undersökningen visade att de faktorer som påverkar beslutsfattaren framförallt är priset och avståndet till anläggningen. Priset bör vara liknande de andra anläggningarnas och avståndet bör inte vara längre än 10 mil från kunderna. Det är också viktigt att avstånden på plats är små. Konferenslokaler, mat, boende och aktiviteter ska helst finnas i samma anläggning. För att nå hållbara konkurrensfördelar bör Expo Hagfors differentiera sig genom annorlunda aktiviteter och bra konferenslokaler. Genom ett varierat utbud och avtal med kunder borde Expo Hagfors kunna få kunder att återkomma. Aktiviteter som visade sig vara populära var framförallt fysiska gruppaktiviteter som innebär en blandning av samarbete och tävling. Det är också viktigt att Expo Hagfors når ut till kunder utanför orten eftersom dessa har ett behov av att stanna över natten.