Inför varje HotSpotdag, Karlstads universitets arbetsmarknadsdag, rekryteras en projektledare som, under cirka ett år, har huvudansvaret för projektet. Detta huvudansvar innebär att projektledaren själv beslutar om hur arbetet ska gå tillväga. Arbetet har under tidigare år planerats och strukturerats utefter projektledarens egna erfarenheter och kunskaper, vilket har medfört att arbetet i många avseenden genomförts på olika sätt varje år. På grund av projektledarnas olika angreppssätt har kvalitén på projektorganisationen varierat. Författarna, tillsammans med Vägvalet, anser att problemet grundar sig, till stor del, i att projektledaren saknar stöd för planering, styrning samt ledning. För att säkerställa en hög nivå på organiseringen och genomförandet av projektet bör strukturering av arbetet ske i form av en projektmodell. Syftet med denna uppsats är därför att presentera rekommendationer som projektledare för HotSpot bör utgå ifrån när projektet ska planeras och genomföras. Den teoretiska referensramen bygger till stor del på organisationen PMI:s projektmodell Project Management Body of Knowledge (PMBOK). För att även få en praktisk synvinkel på hur evenemangsprojekt kan drivas intervjuades projektledaren och ägaren av företaget Information Design Karlstad AB. Information från HotSpot-projektet har också erhållits genom interjuver. En intervju med fokus på tidigare HotSpot-projekt och fyra interjuver med fokus på HotSpot 2003, där projektledaren samt tre stycken ansvariga för olika delområden var respondenter. Några av de viktigaste slutsatserna som analysen genererar är: * Tydligare omfattningsdefinition, i form av en Work Breakdown Structure. Detta leder till en bättre helhetssyn samt att detaljinformation erhålls. * Fler kontrollpunkter för att minska tidsbristen i slutet av projektet. * Ytterligare riskanalyser med fokus på planeringsprocessen och inte bara på risker under själva HotSpotdagen. * Rekryteringen av personal ska ha arbetsuppgiften i fokus för att säkerställa att rätt person hamnar på rätt plats. * Grupputvecklingsaktiviteter är prestationshöjande och bör fortskrida. * Viktigt att kontrollera att leverantörerna uppfyller sina åtaganden. * En nedskriven kommunikationsplan för att informationen ska vara enhetlig. * Klara och nedskrivna befogenheter för områdesansvariga.